20分ほどで1,000通ほどのinbox内メールをさばく方法

さばく、と言っても「早読み」という感じよりは「溜まってしまった物をいるもの、いらないものに分けて、inboxゼロにする」のを早くする方法です。要は演算子使いましょう。という話です。※演算子=Googleの検索方法みたいなものです。(という事で本記事はGmail or GoogleApps限定です)

前提条件:演算子については「便利なコマンド、検索方法だ。」ぐらいに覚えておいていただければOK。社内・社外とのやり取りを極力チャットワークに変えてから、メールが溜まることが多くなってしまったので、週に1度ほど、クリーニングしています。どうやって使うかはこんな感じでしょうか。今回のお話の前後でもう少し理解したいという奇特な方が入れば、ここここを見た上で、必ずキーボードショートカットをONにしてお試しください。ちなみに、使うキーボードショートカットは “shift+:(*) → a”(全部選択)と”l”(ラベルを付ける)、”e”(アーカイブ)、さらには”#”(ゴミ箱へ)が多いです。流れとしては、演算子で検索を掛けて、全選択して、ラベルをつけて、アーカイブ。もしくは検索をしたら全選択→ゴミ箱へ、と言う流れ。

さて、本題。幾つかの演算子を使うと、かなり早くinboxを一気に見ていけます。という事で個人的なやり方をご紹介。

  1. is:inbox is:unread で読んでいないものだけを抽出。→ *+a → ”l” or “e” or “#” で処理。(全選択して、ラベル→アーカイブか削除)
  2. 残ったものをざっと見ながら、一気に消せそうな物は2種類に分かれているので、それを処理。(タイトルor誰から来ているか) is:inbox subject:XXXX か is:inbox XXXX(固有名詞。大抵差出人のアドレスか名前) で検索して、出てきたものを目視でラベル→アーカイブか削除
  3. is:inbox -to:自分のアドレス でMLなどに来ている物を振り分け。個人的には1ヶ月以上前のものは消す or 大事なMLはそれだけ検索して、アーカイブ(-to:自分のアドレス、を使うことでMLなど個人あて以外の物を抽出してくれる、というのがミソ。これをやらないと、大量のMLメールを振り分けないといけない。)
  4. メルマガ退避、というlabelをつくって、いつも消しているMLは大元から断つor 自動で振り分け。(ログインを求められ、解除できないものもあるので。その場合は退避フォルダに自動で行くようにする。ワンクリック解除を法制化してほしい。。。)

ということをやると、大体1,000通位inboxにあっても、100前後までメールが減るので、後は1通数秒ほどでe(アーカイブ)r(返信)#(削除)を切り替えて(実際にはAirMailというクライアントソフトを使っています。)inboxゼロまで持っていくイメージです。

tips1:ショートカットは色々便利で、整理には使いませんが、”c”(新しいメール)”R”(返信)”a”(全員に返信)”f”(転送)”tab+enter”(送信)あたりはよく使います。以上、皆様のメール処理術の参考になれば。(いまさらか)

tips2:時間がなく、メールが大分(数千通)溜まってしまっていた時はこれでも数百残ってしまい、萎えるので、そこは割りきって “before:YYYY/MM/DD”  で3ヶ月ぐらい前を設定し、それ以上前の物は問答無用でアーカイブする、という荒業も有ります。